Digitaler Dienstplan | Praxisbeispiele | Personaleinsatzplanung

Die Vorteile eines digitalen Dienstplans klingen überzeugend. Doch wie werden sie in der Praxis wirksam?

Die folgenden Beispiele aus Gesundheitswesen, Contact Center und öffentlichen Dienst zeigen, wie Unternehmen ihre Dienstplanung digitalisiert haben und welche konkreten Verbesserungen sie dadurch erreichen konnten. 

Bei Vivantes, Deutschlands größtem kommunalen Krankenhauskonzern, war die Dienstplanung bereits digital unterstützt. Dennoch stießen die bestehenden Lösungen zunehmend an ihre Grenzen. Die Anforderungen der Mitarbeitenden hatten sich verändert: Gefragt waren moderne Oberflächen, mobile Nutzungsmöglichkeiten und mehr Einfluss auf die eigene Arbeitszeitgestaltung.  

Deshalb entschied sich das Unternehmen für die Modernisierung seiner Dienstplanung und die Einführung eines neuen Mitarbeiterportals. Ziel war es, die Beschäftigten stärker einzubinden und gleichzeitig die Planungsverantwortlichen von administrativen Aufgaben zu entlasten.  

Heute können Mitarbeitende ihre Dienstpläne mobil durch myplano einsehen, Urlaubsanträge stellen und Dienstplanwünsche direkt digital hinterlegen. Perspektivisch gehören auch Diensttausche und eine integrierte Wunschdienstplanung dazu. Für die Planenden bedeutet das weniger manuelle Eingaben und einen besseren Überblick über Verfügbarkeiten und Urlaubszeiten.  

Besonders interessant ist dabei der Ansatz: Digitalisierung wird hier nicht nur als Effizienzprojekt verstanden, sondern auch als Beitrag zur Arbeitgeberattraktivität und Mitarbeiterzufriedenheit.

Im Contact-Center-Geschäft ändern sich Anforderungen oft innerhalb kürzester Zeit. Unterschiedliche Kundenprojekte, verschiedene Qualifikationen der Mitarbeitenden und wechselnde Bedarfe machen die Personaleinsatzplanung besonders anspruchsvoll. Genau vor dieser Situation stand auch SUMMACOM mit rund 370 Mitarbeitenden.  

Die bisherigen Prozesse waren für die steigende Komplexität zunehmend zu unflexibel. Gesucht wurde eine moderne Lösung, die schnelle Anpassungen ermöglicht, bestehende Daten integriert und gleichzeitig die Mitarbeitenden stärker in die Planung einbezieht.  

Mit der Einführung einer webbasierten Workforce-Management-Lösung wurden die Planungsprozesse deutlich vereinfacht. Dienstpläne, Urlaubsanträge und Zeiterfassung laufen heute digital zusammen. Mitarbeitende können ihre Wochenpläne selbst einsehen und viele Anliegen eigenständig verwalten.  

Der Effekt geht dabei über die reine Zeitersparnis hinaus. Die höhere Transparenz und die stärkere Eigenverantwortung fördern laut SUMMACOM die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und verbessern die Kommunikation zwischen Teams und Führungskräften.  

Kaum eine Organisation vereint so viele unterschiedliche Berufsgruppen wie ein Theater. Neben Künstlerinnen und Künstlern arbeiten dort unter anderem Techniker, Bühnenbauer, Beleuchter, Maskenbildner und Verwaltungsmitarbeitende zusammen. Entsprechend komplex sind die Anforderungen an die Dienstplanung.  

Beim Theater Krefeld und Mönchengladbach gGmbH erfolgte die Planung bis 2024 größtenteils über Excel-Tabellen und Papierlisten. Hinzu kamen zahlreiche tarifliche Regelungen und Zuschläge, die manuell berücksichtigt werden mussten.  

Mit der Einführung einer digitalen Dienstplanung sollte genau dieser Aufwand reduziert werden. Heute werden Dienstpläne weitgehend papierlos erstellt und über die App myplano bereitgestellt. Gleichzeitig werden Daten automatisiert an das Personalabrechnungssystem übertragen.  

Für die Mitarbeitenden bringt das vor allem mehr Transparenz. Dienstpläne können jederzeit eingesehen werden, Urlaubs- und Freizeitanträge lassen sich digital stellen und selbst die langfristige Einsatzplanung ist deutlich einfacher nachzuvollziehen.  

Gerade in einem Umfeld, in dem viele verschiedene Arbeitszeitmodelle und tarifliche Vorgaben zusammenkommen, zeigt sich der Vorteil einer zentralen digitalen Lösung besonders deutlich.  

Auf den ersten Blick haben ein Krankenhauskonzern, ein Contact Center und ein Theater wenig miteinander gemeinsam. Schaut man aber genauer hin, ähneln sich die Herausforderungen jedoch erstaunlich stark:

Wenn digitale Dienstplanung mehr als ein digitales Abbild bestehender Prozesse ist

Die Beispiele zeigen, das erfolgreiche Dienstplanung nicht erst beim Erstellen eines Schichtplans beginnt, sondern bei transparenten Prozessen und verlässlicher Daten. 

Sie schafft Transparenz, vereinfacht die Zusammenarbeit und gibt Mitarbeitenden mehr Einfluss auf ihre Arbeitszeiten. Gleichzeitig gewinnen Verantwortliche Zeit für wichtigere Aufgaben, weil viele administrative Prozesse automatisiert ablaufen. Dabei profitieren nicht nur große Organisationen mit mehreren Tausend Beschäftigten. Die Praxisbeispiele machen deutlich, dass digitale Dienstplanung unabhängig von Branche und Unternehmensgröße funktioniert. Entscheidend ist, dass die Lösung zu den individuellen Anforderungen passt und Mitarbeitende aktiv eingebunden werden. Wer vor ähnlichen Herausforderungen steht, kann von den Erfahrungen dieser Unternehmen lernen. 

Der digitale Dienstplan reduziert den organisatorischen Aufwand, verbessert die Kommunikation und schafft mehr Transparenz für Planende und Mitarbeitende. Dadurch werden Prozesse effizienter und die Zusammenarbeit erleichtert. 

Die genannten Anforderungen zeigen deutlich, worauf es im Alltag von Planungsverantwortlichen und Mitarbeitenden ankommt 

Genau an diesen Punkten setzt plano WFM an. Die Lösung bringt die verschiedenen Bausteine des Workforce Managements zusammen und schafft eine gemeinsame Datengrundlage für die Planung. Verfügbarkeiten, Qualifikationen, Arbeitszeitregeln, Abwesenheiten und Personalbedarfe können direkt bei der Dienstplanung berücksichtigt werden. Das macht komplexe Entscheidungen nicht überflüssig, aber deutlich leichter. 

Gleichzeitig endet gute Dienstplanung nicht am Schreibtisch der Planungsverantwortlichen. Über Self Rostering können Mitarbeitende selbst auf Informationen zugreifen und sich aktiv in Prozesse einbringen, beispielsweise bei Abwesenheiten oder Dienstplanwünschen. Aus vielen einzelnen Rückfragen und Abstimmungen entsteht so ein transparenterer Prozess, bei dem beide Seiten wissen, woran sie sind. 

Die Beispiele von Vivantes, SUMMACOM und Theater Krefeld und Mönchengladbach gGmbH zeigen dabei auch: Es gibt nicht den einen perfekten Dienstplanungsprozess. Ein Krankenhaus hat andere Anforderungen als ein Contact Center, ein Theater wiederum andere als beide. Gute Workforce-Management-Software muss diese Unterschiede nicht glattbügeln, sondern abbilden können. 

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