Nachhaltigkeit | Workforce Management | Software

Warum es Zeit ist, Überstunden als Energiefresser in den Fokus zu rücken und wie moderne Workforce Management Software dabei hilft, Ressourcen zu schonen.

Überstunden gelten oft als Zeichen von Engagement oder notwendiges Übel in betriebsintensiven Phasen. Doch sie kosten nicht nur Zeit, Geld und Nerven – sondern auch Energie. Länger arbeitende Mitarbeitende bedeuten mehr Stromverbrauch, mehr Heizung, mehr Kühlung, mehr IT-Nutzung. Die Folgen: steigende Betriebskosten und ein unnötig hoher CO₂-Fußabdruck.
Hinzu kommt: Dauerhafte Überstunden gefährden nicht nur die Gesundheit der Beschäftigten, sondern auch die langfristige Leistungsfähigkeit und Motivation. Ein Risiko, das sich kein Unternehmen in Zeiten des Fachkräftemangels leisten kann.

Inhalt:

↓ Definition: Was ist nachhaltiges Workforce Management?
↓ Warum lohnt es sich, Überstunden zu reduzieren?
↓ Wie hilft Workforce Management bei der Reduzierung von Überstunden?
↓ Wer profitiert von nachhaltigem Workforce Management?
↓ Wann ist der richtige Zeitpunkt für nachhaltiges Workforce Management?

Definition: Was ist nachhaltiges Workforce Management?

Nachhaltiges Workforce Management beschreibt einen modernen, strategischen Ansatz der Arbeitszeit- und Personaleinsatzplanung. Ziel ist es, den Personaleinsatz so zu gestalten, dass betriebliche Anforderungen mit den Bedürfnissen der Mitarbeitenden und den ökologischen Auswirkungen der Arbeitsorganisation in Einklang stehen. Es geht also nicht nur um Effizienz, sondern auch um Fairness, Gesundheit und Nachhaltigkeit. Ein zentrales Element ist dabei die Reduktion von Überstunden, denn diese wirken sich nicht nur auf das Wohlbefinden der Mitarbeitenden aus, sondern haben auch einen messbaren Einfluss auf den Energieverbrauch und damit auf die Umweltbilanz eines Unternehmens.

Warum lohnt es sich, Überstunden zu reduzieren?

Überstunden gelten oft als notwendiger Bestandteil betrieblicher Flexibilität. Sie helfen, Lastspitzen zu bewältigen und Projekte fristgerecht abzuschließen. Doch in der Realität bringen sie viele unerwünschte Nebenwirkungen mit sich. Mitarbeitende, die regelmäßig länger arbeiten, geraten schneller in Stress, werden häufiger krank und verlieren langfristig an Motivation. Gleichzeitig bedeutet jede Stunde mehr am Arbeitsplatz auch einen höheren Energieverbrauch: Licht, Heiz- oder Kühlsysteme sowie IT-Infrastruktur laufen weiter, obwohl der Betrieb bereits auf Sparflamme laufen könnte. Die Reduzierung von Überstunden ist daher ein wirkungsvoller Hebel, um Betriebskosten zu senken, die Umwelt zu entlasten und die Gesundheit der Mitarbeitenden zu fördern. Ein echter Dreifachgewinn für Unternehmen.

Wie hilft Workforce Management bei der Reduzierung von Überstunden?

Ein nachhaltiges Workforce Management System bietet weit mehr als nur digitale Dienstpläne. Es basiert auf einer datengetriebenen Analyse des tatsächlichen Personalbedarfs – etwa durch Auswertung historischer Verkaufszahlen, saisonaler Schwankungen oder aktueller Projektpläne. So können Dienstzeiten vorausschauend geplant werden, Überstunden werden bereits im Ansatz vermieden. Digitale Zeiterfassung und automatisierte Regelwerke sorgen dafür, dass rechtliche Rahmenbedingungen eingehalten werden und Abweichungen frühzeitig erkannt werden. Darüber hinaus ermöglichen moderne WFM-Systeme Mitarbeitenden, über Self-Service-Portale eigene Verfügbarkeiten einzutragen oder Schichten zu tauschen. Das führt zu einer besseren Balance von Arbeits- und Lebenszeit und entlastet gleichzeitig die Personalverantwortlichen.

Wer profitiert von nachhaltigem Workforce Management?

Von einem nachhaltigen Workforce Management profitieren alle Beteiligten im Unternehmen. Die Geschäftsführung kann sich über sinkende Kosten und eine bessere Energiebilanz freuen – beides Faktoren, die zunehmend auch für Investoren und Partner relevant werden. HR-Teams gewinnen Planungssicherheit und müssen sich weniger mit kurzfristigen Dienstplanänderungen oder Überstundenregelungen auseinandersetzen. Führungskräfte erhalten Tools, um Belastung im Team besser zu verteilen und gezielter zu führen. Und nicht zuletzt profitieren die Mitarbeitenden selbst: durch verlässlichere Arbeitszeiten, mehr Mitspracherecht bei der Planung und eine gesündere Work-Life-Balance. In Summe entsteht ein Arbeitsumfeld, das Motivation und Bindung stärkt – in Zeiten des Fachkräftemangels ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.Auch ein spannendes Thema: Work-Life-Balance – HR, IT & Planung im Fokus! Wie Sie mit einer WFM-Software die Balance zwischen Beruf und Privatleben Ihrer Mitarbeitenden verbessern.

Zum Blog geht es hier entlang: https://plano-wfm.com/de-de/work-life-balance-wfm-software/

Wann ist der richtige Zeitpunkt für nachhaltiges Workforce Management?

Der beste Zeitpunkt für die Einführung oder Optimierung eines nachhaltigen Workforce Managements ist genau jetzt. Unternehmen stehen heute mehr denn je unter Druck: Die Anforderungen an Flexibilität steigen, gleichzeitig verlangen Mitarbeitende nach mehr Planbarkeit und Mitsprache. Hinzu kommen externe Faktoren wie steigende Energiekosten, gesetzliche Anforderungen zur Arbeitszeiterfassung und der gesellschaftliche Wandel hin zu mehr Nachhaltigkeit. Wer frühzeitig handelt, verschafft sich nicht nur einen operativen Vorteil, sondern positioniert sich auch als attraktiver, moderner Arbeitgeber. Gerade in Umbruchsituationen – etwa bei der Einführung neuer Arbeitszeitmodelle oder im Rahmen von Digitalisierungsinitiativen ist der ideale Moment, um nachhaltige Prozesse zu verankern.

Wo entsteht das größte Einsparpotenzial?

Die größten Einsparpotenziale durch nachhaltiges Workforce Management entstehen dort, wo viele Arbeitsstunden aufeinandertreffen und Betriebskosten durchlaufende Infrastruktur verursachen. Etwa in Produktionshallen, Logistikzentren oder Verkaufsflächen. Gerade in diesen Bereichen macht sich eine intelligente, bedarfsorientierte Personaleinsatzplanung doppelt bezahlt: Sie senkt nicht nur Personalkosten, sondern reduziert gleichzeitig Energieverbrauch und CO₂-Ausstoß. Doch auch klassische Büroarbeitsplätze oder das Gesundheitswesen bieten überraschend großes Potenzial für ressourcenschonende Planung.

Produktion

Praxisbeispiel:
Durch präzise Forecasts werden Maschinenlaufzeiten besser auf den tatsächlichen Personalbedarf abgestimmt. Die Software sorgt dafür, dass nur so viele Mitarbeitende eingeplant werden, wie tatsächlich benötigt und das zu Zeiten, in denen Maschinen möglichst effizient laufen.
Nachhaltigkeitseffekt: Geringere Energie- und Materialverbräuche durch kürzere Maschinenlaufzeiten und Vermeidung unnötiger Leerlaufphasen.

Handel

Praxisbeispiel:
Im Einzelhandel lässt sich durch KI-gestützte Prognosen der Kundenfrequenz exakt voraussagen, wann besonders viele oder wenige Mitarbeitende gebraucht werden. Die Software plant passende Schichten und Pausen ein.
Nachhaltigkeitseffekt: Reduzierte Überstunden, weniger Leerzeiten und damit geringerer Energiebedarf im Verkaufsraum durch abgestimmte Öffnungszeiten und Personalpräsenz.

Logistik

Praxisbeispiel:
Mit der Software lassen sich Fahrgemeinschaften für Früh- und Spätschichten automatisch berücksichtigen, indem Schichten so gelegt werden, dass Mitarbeitende gemeinsam pendeln können.
Nachhaltigkeitseffekt: Reduktion von CO₂-Emissionen durch weniger Einzelfahrten – ein direkt spürbarer Beitrag zur Nachhaltigkeit.

Contact Center

Praxisbeispiel:
Mittels präziser Forecasts des Anrufvolumens können Dienstpläne exakt auf Stoßzeiten abgestimmt werden. Überbesetzung oder Leerzeiten werden vermieden.
Nachhaltigkeitseffekt: Weniger unnötige Arbeitszeit in klimatisierten Großraumbüros bedeutet Einsparungen bei Strom, Heizung und Kühlung.

Gesundheitswesen

Praxisbeispiel:
Digitale Schichtplanung sorgt dafür, dass der Personaleinsatz auf Basis des tatsächlichen Pflegebedarfs geplant wird – nicht nach starren Mustern. Gleichzeitig können Ruhezeiten und gesetzliche Vorgaben automatisch eingehalten werden.
Nachhaltigkeitseffekt: Vermeidung von Überlastung, gesündere Mitarbeitende und längere Verweildauer im Beruf – ein wichtiger Hebel in einer Branche mit Fachkräftemangel.

Büroumgebungen (Backoffice, Verwaltung, IT)

Praxisbeispiel:
Die Software kann Shared-Desk-Konzepte unterstützen, indem sie automatisch erkennt, wann wer im Büro ist, und so Arbeitsplätze optimal verteilt. Gleichzeitig können Dienste so geplant werden, dass Überstunden vermieden werden.
Nachhaltigkeitseffekt: Weniger Arbeitsplatzfläche und reduzierte Energiekosten durch gezielte Nutzung – und eine bessere Work-Life-Balance durch geregelte Arbeitszeiten.

Welche Vorteile bietet nachhaltiges Workforce Management?

Ein nachhaltiges Workforce Management zahlt auf gleich mehrere Ziele eines modernen Unternehmens ein. Es reduziert Personalkosten, indem es Überstunden und Leerlaufzeiten vermeidet. Gleichzeitig senkt es den Energieverbrauch und unterstützt so die ökologischen Nachhaltigkeitsziele. Mitarbeitende erleben eine höhere Planbarkeit, gerechtere Verteilung von Diensten und mehr Einfluss auf ihre Arbeitszeiten – das steigert die Zufriedenheit und reduziert die Fluktuation.
Ein oft unterschätzter Nebeneffekt: Die Reduktion von Überstunden ist mehr als nur eine Frage der Produktivität – sie ist ein zentraler Baustein nachhaltiger Unternehmensführung und ein klarer Wettbewerbsvorteil am Arbeitsmarkt. Unternehmen, die für geregelte Arbeitszeiten und faire Planung stehen, erhöhen ihre Arbeitgeberattraktivität spürbar – sowohl für bestehende Mitarbeitende als auch für neue Talente.

Zudem sorgt nachhaltiges Workforce Management für mehr Transparenz und Compliance in der Zeiterfassung. Unternehmen, die diese Vorteile aktiv nutzen, verbessern nicht nur ihre internen Prozesse, sondern stärken auch ihre Außenwirkung – etwa im Rahmen von ESG-Strategien oder Nachhaltigkeitsberichten. plano als Teil der Allegion-Familie ist hier eingebunden in ein umfassendes Nachhaltigkeitskonzept. Allegion verfolgt ambitionierte ESG-Ziele, darunter die erreichte Reduktion von Scope-1- und Scope-2-Emissionen um 25 % bis 2030 und die vollständige Umstellung auf Strom aus erneuerbaren Quellen. Auch bei Diversität, Inklusion und ethischer Unternehmensführung setzt Allegion international verbindliche Standards.

Weitere Informationen zu den konkreten Zielen und Kennzahlen finden Sie hier: https://www.allegion.com/corp/en/about/ESG/goals-kpis.html

Fazit:

Mit modernen Workforce-Management-Lösungen wie plano lassen sich wirtschaftliche, soziale und ökologische Ziele gleichzeitig erreichen. Die intelligente Steuerung von Arbeitszeiten trägt dazu bei, Energie zu sparen, Mitarbeitende zu entlasten und Ressourcen gezielter einzusetzen. Wer heute auf nachhaltiges Workforce Management setzt, gestaltet die Arbeitswelt von morgen – fairer, effizienter und zukunftssicher.

Mit modernen Workforce-Management-Lösungen wie plano lassen sich wirtschaftliche, soziale und ökologische Ziele gleichzeitig erreichen. Die intelligente Steuerung von Arbeitszeiten trägt dazu bei, Energie zu sparen, Mitarbeitende zu entlasten und Ressourcen gezielter einzusetzen. Wer heute auf nachhaltiges Workforce Management setzt, gestaltet die Arbeitswelt von morgen – fairer, effizienter und zukunftssicher.

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