Arbeitszeiterfassung 2023 - Gesetzliche Vorgaben für Arbeitgeber in Deutschland
Die Arbeitszeiterfassung ist eine wichtige Aufgabe innerhalb des Personalwesens, mit der sich Unternehmen beschäftigen müssen. Sie ist dabei nicht nur aus ökonomischen und organisatorischen Gründen sinnvoll. Die Arbeitszeiterfassung spielt auch gesetzlich eine wichtige Rolle, weil mit ihr u.a. die Einhaltung von Arbeitszeitregelungen, Arbeitszeitgesetzen und tariflichen Vereinbarungen sichergestellt wird.
Inhalt
↓ Definition Arbeitszeiterfassung
↓ Die Gesetzeslage zur verpflichtenden Arbeitszeiterfassung
↓ Ausnahmen von der Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeiten
↓ Typische Modelle zur Arbeitszeiterfassung
↓ Das sind die Herausforderungen der Arbeitszeiterfassung
↓ 5 Tipps rund um die Erfassung der Arbeitszeiten
↓ Welche Kriterien muss die Arbeitszeiterfassung erfüllen?
↓ Was hat es mit dem Stechuhr-Urteil des EuGH auf sich?
↓ Worin bestehen die Vorteile der Arbeitszeiterfassung?
Definition Arbeitszeiterfassung
Die Arbeitszeiterfassung beschreibt den gesamten Prozess der Erfassung, Dokumentation und Überwachung der täglichen Arbeitszeiten von Mitarbeitern eines Unternehmens. Die Zeiterfassung ist eng mit der Zeitwirtschaft verbunden, die sich wiederum dem Human Ressource Management zuordnen lässt.
Die Gesetzeslage zur verpflichtenden Arbeitszeiterfassung
Die Arbeitszeiterfassung ist eine Aufgabe des Personalwesens bzw. des Personalmanagements, dass sich konkret mit den verschiedenen Aspekten rund um die Arbeit beschäftigt. Aus juristischer Sicht ist in Deutschland vor allem das Arbeitszeitgesetz entscheidend, das unter anderem eine maximale Arbeitszeit von acht Stunden pro Tag vorsieht.
Aus dem Jahr 2019 stammt ein wegweisendes Urteil des Europäischen Gerichtshofs zur Arbeitszeiterfassung. Der EuGH hat damit eine einheitliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung geschaffen, die später durch ein Urteil des deutschen Bundesarbeitsgerichts bestätigt wurde. Danach sind Unternehmen dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden zu erfassen und zu dokumentieren.
Ausnahmen von der Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeiten
Wie so oft im Leben gibt es auch bei der Pflicht zur Arbeitszeitenerfassung Ausnahmen. Grundsätzlich sind erstmal alle Unternehmen verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer einzelnen Arbeitnehmer zu erfassen und zu dokumentieren. Allerdings müssen nicht alle Betriebe zwingend ein elektronisches System zur Zeiterfassung implementieren. Kleine Unternehmen mit weniger als zehn Mitarbeitern sind davon ausgenommen, da ein komplexes Zeiterfassungssystem hier unverhältnismäßig wäre.
Typische Modelle zur Arbeitszeiterfassung
Die Zeiterfassungspflicht kann auf mehreren Wegen umgesetzt werden. Je nach Grad der Digitalisierung kann die Erfassung der Arbeitszeiten beispielsweise folgendermaßen aussehen:
- handschriftlicher Stundenzettel
- Excel-Tabelle mithilfe einer Vorlage
- Stempeluhr
- digitales Zeiterfassungssystem mit Terminals und/oder App
Das sind die Herausforderungen der Arbeitszeiterfassung
Unabhängig von der jeweiligen Methode kann die Einführung eines Systems zur Arbeitszeiterfassung für Unternehmen eine große Herausforderung sein. Die Schwierigkeiten hängen sehr vom Betrieb ab und können zum Teil aufwendig sein. Manchmal stößt die Zeiterfassung bei den Mitarbeitern auf Widerstand, weil sie im ersten Moment mehr Kontrolle befürchten oder datenschutzrechtliche Bedenken haben. Hier müssen Unternehmen aufklären und Vertrauen schaffen. Auch Schulungen können sinnvoll sein, für den richtigen Umgang mit der Zeiterfassung sensibilisieren und die Akzeptanz bei den Mitarbeitern erhöhen.
Checkliste: Darauf kommt es bei der Auswahl eines Systems zur Zeiterfassung an
Bei der Einführung einer digitalen Arbeitszeiterfassung sollten Unternehmen keine Experimente wagen. Die Auswahl des richtigen Systems ist das A und O. Aufgrund der verschiedenen Anbieter und Lösungen kann es allerdings schon schwierig sein, die richtige Entscheidung zu treffen. Die folgende Checkliste zeigt, auf was es ankommt:
- Hersteller
- Kompatibilität
- Kundendienst
- Funktionsumfang
- Bedienkomfort
- Rechtssicherheit
- Kosten
5 Tipps rund um die Erfassung der Arbeitszeiten
Unternehmen können zwar auf eine professionelle Software zur Zeiterfassung verzichten, indem sie zu Zettel und Papier greifen oder eine einfache Excel-Vorlage verwenden, empfehlenswert ist das aber nicht. Stattdessen sollten Unternehmen die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung als große Chance sehen und sie nutzen. Die folgenden Tipps können dabei helfen:
- Vergleichen Sie verschiedene Systeme zur Arbeitszeiterfassung
- Etablieren Sie eine moderne Personalsoftware mit integrierter Arbeitszeiterfassung
- Vermitteln Sie Ihren Mitarbeitenden die Notwendigkeit der Arbeitszeiterfassung
- Setzen Sie auf Schulungen, um das Potenzial des Zeiterfassungssystems auszuschöpfen
- Achten Sie ganz besonders auf die Sicherheit und Aktualität des Zeiterfassungssystems
Welche Kriterien muss die Arbeitszeiterfassung erfüllen?
Die Erfassung der Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter muss verschiedene Kriterien erfüllen. In erster Linie muss sie exakt, zuverlässig und objektiv arbeiten und sollte rechtssicher, effizient und komfortabel sein. Wenn das System diese Bedingungen erfüllt, lässt sich die Arbeitszeiterfassung gut in das Unternehmen integrieren. Im besten Fall wird die Arbeitszeiterfassung im Rahmen eines ganzheitlichen Workforce Managements erledigt. Hier arbeiten alle wichtigen Bereiche rund um die Arbeitszeit wie die Zeiterfassung, die Zeitwirtschaft oder die Dienstplanung miteinander zusammen.
Was hat es mit dem Stechuhr-Urteil des EuGH auf sich?
In Zusammenhang mit der Rechtsprechung rund um die Arbeitszeiterfassung ist oft vom Stechuhr-Urteil die Rede. Gemeint ist damit das Urteil des Europäischen Gerichtshofs aus dem Jahr 2019. Der EuGH hat dabei entschieden, dass alle Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden erfassen müssen.
Worin bestehen die Vorteile der Arbeitszeiterfassung?
Dass eine Arbeitszeiterfassung Pflicht ist, schreibt das Stechuhr-Urteil des EuGH vor. Die vorgeschriebene Pflicht zur Arbeitszeiterfassung hat aber für alle Beteiligten auch Vorteile:
- Schutz vor Mehrarbeit
- Einhaltung der maximalen Arbeitszeit
- objektive Kontrolle der Arbeitszeiten
- Optimierung der Einsatzplanung
- Vereinfachung der Lohnabrechnung
- hohes Maß an Transparenz
Zusammenfassung
Die Arbeitszeiterfassung ist in Deutschland Pflicht. Sie erfasst, dokumentiert und überwacht die Arbeitszeiten der Mitarbeiter und hilft dabei, die Einhaltung von Arbeitszeitregelungen, Arbeitszeitgesetzen und weiteren Richtlinien sicherzustellen. Mit modernen Tools wie myplano kann die Arbeitszeiterfassung schnell, einfach und digital von den Mitarbeitern selbst erledigt werden.
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