Dienstplanung im Gesundheitswesen zu Weihnachten | Workforce Management

 

Die Adventszeit verbindet Feiertage, Brückentage und private Erwartungen an Freizeit mit den typischen zusätzlichen Herausforderungen der kalten Jahreszeit, vermehrte Atemwegsinfekte und höheres Notfallaufkommen.

In Einrichtungen der Pflege und im Krankenhaus ist die Versorgungssicherheit zwingend erforderlich. Personalengpässe wirken sich unmittelbar auf Patientensicherheit, Pflegequalität und Arbeitsbelastung aus. Gleichzeitig verschärft falsche oder kurzfristige Planung Stress und Fluktuation im Team.

Studien zeigen, dass schlechte Besetzung, unzureichende Personalstärke und Dienstplanung mit höherer Fehlerquote mit Burnout im Team und schlechten Patientenergebnissen korrelieren. Internationale Übersichten (z. B. WHO Strategien zur Gesundheitsfachkräfteplanung, OECD Reports zur Personalsituation) betonen die Bedeutung strategischer Personalplanung für die Versorgungsqualität.

Inhalt:

↓ Warum ist die Dienstplanung in der Adventszeit im Gesundheitswesen besonders anspruchsvoll?
↓ Weihnachten in der Pflege: Wer arbeitet wann?
↓ Was Planende im Advent unbedingt beachten müssen
↓ Wie Workforce Management Module konkret unterstützen können?

 

 

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Warum ist die Dienstplanung in der Adventszeit im Gesundheitswesen besonders anspruchsvoll?

Weil mehrere Belastungsfaktoren gleichzeitig auftauchen: Feiertage und veränderte Schichtbedarfe, saisonale Spitzen (z. B. Infektwellen), vermehrte Urlaubs‑ und Wunschzeiten der Mitarbeitenden, hohe rechtliche Vorgaben zu Arbeitszeiten und Ruhezeiten sowie kurzfristige Ausfälle. All das muss bei begrenzten Personalkapazitäten, unterschiedlichen Qualifikationen auf Stationen und dem Anspruch auf faire, nachvollziehbare Schichtverteilung zusammengeführt werden und unter hohem Zeitdruck und mit wenig Fehlertoleranz.

Mit datengetriebener Planung, automatischer Optimierung und transparenten Self‑Service‑Funktionen ist die komplexe Adventsplanung planbar und beherrschbar, für verlässliche Versorgung und weniger Stress bei Mitarbeitenden und Leitung.

Im Hintergrund optimiert eine KI-gestützte Logik die Dienstpläne. Sie rechnet automatisch aus, wer wann gebraucht wird, berücksichtigt Qualifikationen, Präferenzen, Arbeitszeitmodelle und gesetzliche Vorschriften. Wenn kurzfristig jemand ausfällt oder mehr Schichten nötig werden, kann eine Workforce Management Software binnen Minuten passende Ersatzkräfte vorschlagen, ohne dass die Leitung dauerhaft manuelle Prozesse oder unübersichtliche Abläufe bewältigen muss. Mitarbeitende können über das Portal Dienste einsehen, tauschen oder Abwesenheiten eintragen; die Planung wird damit transparenter und mitbestimmter, was wiederum die Zufriedenheit stärkt. Auch eine detaillierte Auswertung, wie viele Überstunden angefallen sind, welche Schichten besonders belastend sind oder wann zusätzlicher Bedarf entstehen könnte, gelingt problemlos.

Gerade in einer Adventszeit, in der Feiertage, erhöhte Auslastung und persönliche Erwartungen aufeinanderprallen, liefert eine Workforce Management Software alle Bausteine für eine Dienstplanung, die Versorgungssicherheit und Mitarbeiterwohl in Einklang bringt. So wird aus dem potenziellen Chaos eine strukturierte Herausforderung – steuerbar, nachvollziehbar und menschlich zugleich.

 

 

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Weihnachten in der Pflege: Das ArbZG regelt, wer wann arbeitet

Im Gesundheitswesen stellt sich jedes Jahr aufs Neue die Frage, wie die Dienste rund um Weihnachten organisiert werden. Während für viele Arbeitnehmer:innen der 25. und 26. Dezember – die gesetzlich anerkannten Feiertage – automatisch arbeitsfrei sind, gilt das in der Pflege nicht.

Krankenhäuser, stationäre Pflegeeinrichtungen und ambulante Dienste sind sogenannte „Einrichtungen zur Versorgung der Bevölkerung“, die nach § 10 ArbZG an Sonn- und Feiertagen arbeiten dürfen, weil eine durchgehende Betreuung der Patient:innen notwendig ist.

Wer an einem gesetzlichen Feiertag wie dem 25. oder 26. Dezember arbeitet, hat laut § 11 Abs. 3 ArbZG Anspruch auf einen Ersatzruhetag innerhalb von acht Wochen. Dieser Ersatzruhetag dient dem Schutz vor Überlastung und soll gewährleisten, dass Beschäftigte trotz Feiertagsdienst ausreichend Erholungszeit erhalten. Viele Arbeitgeber:innen regeln zusätzlich, oft per Dienstvereinbarung oder Tarifvertrag – Feiertagszuschläge, die über das Gesetz hinausgehen und entweder finanziell oder durch zusätzliche freie Zeit abgegolten werden.

Heiligabend (24.12.) und Silvester (31.12.) sind hingegen keine gesetzlichen Feiertage. Aus arbeitsrechtlicher Sicht gelten sie wie normale Werktage. Dennoch ist es in vielen Pflegeeinrichtungen gängige Praxis, verkürzte Schichten einzuführen, ab einem bestimmten Zeitpunkt mit Feiertagsbereitschaft zu arbeiten oder diese Tage durch Urlaub, Zeitausgleich oder Wunschdienstpläne abzudecken. Einen gesetzlichen Anspruch auf Freistellung oder Arbeitszeitverkürzung gibt es jedoch nicht. Häufig beruhen solche Regelungen auf betrieblichen Absprachen, tariflichen Vereinbarungen oder kollegialer Fairness bei der Dienstplanung.

Gerade zur Weihnachtszeit spielt außerdem die Dienstplangerechtigkeit eine große Rolle. Viele Teams arbeiten nach einem Rotationsprinzip, damit nicht jedes Jahr dieselben Personen an den Feiertagen arbeiten müssen. Auch soziale Gesichtspunkte, wie etwa Beschäftigte mit kleinen Kindern oder ohne familiäre Verpflichtungen fließen oft in die Planung ein. Letztlich bleibt jedoch entscheidend: Die Versorgung der Pflegebedürftigen hat Vorrang, und das verlangt allen Beschäftigten ein hohes Maß an Flexibilität ab.

 

 

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Welche gesetzlichen Bestimmungen Planende in der Adventszeit unbedingt beachten müssen

Auch wenn der Advent hektisch wird: Arbeitsrecht bleibt Arbeitsrecht. Mindestruhezeiten, maximale Arbeitszeiten, Zuschläge für Nacht- und Feiertagsarbeit, Dokumentationspflichten und Beteiligungsrechte des Betriebsrats, all das muss berücksichtigt und korrekt dokumentiert werden.
Besonders wertvoll: WFM-Systeme prüfen diese Vorgaben automatisch und verhindern Verstöße, bevor sie passieren.

Frühzeitige Bedarfsanalyse

Die Adventszeit stellt besondere Anforderungen an die Dienstplanung, doch mit WFM-Software lässt sich der Prozess effizient gestalten. Der erste Schritt ist eine frühzeitige Bedarfsanalyse: Mit Forecasting-Funktionen lässt sich der Personalbedarf pro Tag und Schicht berechnen, während Szenarien wie Krankheitsausfälle, Feiertage oder erhöhte Patient:innenzahlen frühzeitig berücksichtigt werden.

Zentrale Urlaubsplanung

Parallel dazu sollte die Urlaubsplanung zentral gesteuert werden. Alle Anträge werden über das Mitarbeiterportal erfasst, sodass Engpässe bereits zwei bis drei Monate im Voraus erkannt und ausgeglichen werden können.

Compliance-Regeln hinterlegen und prüfen

Ebenso wichtig ist die Einhaltung von Compliance-Vorgaben. Arbeitszeitgesetz, Ruhezeiten, Zuschläge und Feiertagsregelungen werden in der Software hinterlegt und durch Testläufe auf mögliche Konflikte überprüft.

Springerpool definieren

Ein flexibler Springerpool sorgt dafür, dass kurzfristige Ausfälle schnell kompensiert werden können. Hier werden Verfügbarkeiten, Fähigkeiten und Einsatzzeiten erfasst, sodass die Software automatisch geeignete Ersatzkräfte vorschlägt.

Kommunikationsplan erstellen

Transparente Kommunikation ist entscheidend: Dienstpläne sollten rechtzeitig veröffentlicht und Änderungen oder Tauschoptionen klar kommuniziert werden.

Reporting & Monitoring aktivieren

Während der Adventszeit helfen Dashboards und Reporting-Tools, Abwesenheiten, Auslastung und Engpässe im Blick zu behalten, sodass frühzeitig reagiert werden kann.

Nachbereitung & Lessons Learned

Nach der Adventszeit lohnt sich eine sorgfältige Nachbereitung: Dienstplan-Ergebnisse und auftretende Engpässe werden analysiert, um die Erkenntnisse für die Planung im nächsten Jahr zu nutzen und den Prozess kontinuierlich zu verbessern.

 

 

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Wie eine Workforce Management Software konkret unterstützen kann?

Gerade in der Pflege ist die Dienstplanung an Weihnachten eine große Herausforderung: Wer muss unbedingt arbeiten, wer kann frei haben, und wie lassen sich Ersatzruhetage korrekt verteilen?

Forecast / Bedarfsplanung

Stellt man sich vor, die Software schaut in die Vergangenheit, erkennt Muster, vergleicht Infektionswellen und sagt dann voraus, wann ein Team im Advent besonders gebraucht wird. Genau das passiert hier. Die Bedarfsplanung zeigt nicht nur kritische Tage, sondern hilft auch, frühzeitig über Reservekräfte oder Aushilfen zu entscheiden.

Automatische Dienstplanung/ Rostering

Hier übernimmt die Software die komplexeste Adventsaufgabe: faire Schichtverteilung. Ohne Streit, ohne Zufall, aber mit Regeln, Qualifikationen und Wünschen im Gepäck.

Vorteil: Wenn in der heißen Phase jemand ausfällt, berechnet das System in Sekunden Alternativen inklusive Ruhezeiten.

Integrierte Zeitwirtschaft (Arbeitszeitgesetz, Tarif, Ruhezeiten)

Die Adventszeit ist voll von Überraschungen, aber Regelverstöße sollten keine davon sein. Eine integrierte Zeitwirtschaft prüft in Echtzeit gesetzliche Vorgaben und Tarifbestimmungen und schlägt Alarm, bevor Fehler passieren.

Abwesenheits- und Urlaubsmanagement

Wenn jeder Urlaub nehmen will, und niemand Dienste übernehmen möchte entsteht Chaos. Eine WFM Software bündelt alle Anträge, erkennt Konflikte und verhindert Doppelbelegungen.

Pooling

Flexibilität ist in der Adventszeit Gold wert. Eine digitale Lösung, welche flexible Personalpools bei der Personaleinsatzplanung berücksichtigt, sorgt dafür, dass freie und qualifizierte Kräfte genau dort landen, wo sie gerade gebraucht werden. Dabei werden aufwendige Telefonketten vermieden.

Zeiterfassung

Feiertagszuschläge, Überstunden, Ausgleichstage sind in der Adventszeit schnell eine Wissenschaft für sich. Automatische Zeiterfassung sorgt dafür, dass niemand leer ausgeht und die Abrechnung stimmt.

Self Service & Mitarbeiter-App

Dienstplanänderungen 10 × am Tag erklären? Nein danke. Eine App sorgt für Transparenz und Beteiligung, denn Mitarbeitende können Wünsche angeben, tauschen, rückmelden und das alles digital. Wunschtage werden automatisch bei der Dienstplangenerierung berücksichtigt.

Analytics & Reporting

Wer verstehen will, muss messen. Dashboards zeigen Ausfälle, Kosten, Ruhezeitverletzungen und sogar „Was-wäre-wenn“-Szenarien.

Genau hier kommt plano WFM ins Spiel. Als moderne, daten- und KI-gestützte Workforce-Management-Software, die es ermöglicht, die Adventszeit planbar und beherrschbar zu machen. Denn plano richtet sich nicht nur nach klassischen Dienstplänen, sondern holt Mitarbeitende mit ins Boot: mit Self-Service-Portalen (myplano), transparenten Abläufen und fairer Schichtverteilung. Die Software bietet eine integrierte Zeitwirtschaft, Zeiterfassung, Skill Management und erlaubt es, für jede Station, Schicht und Qualifikationsklasse den richtigen Personalbedarf mit Blick auf historische Daten und saisonale Schwankungen zu ermitteln. Damit lassen sich Dienstpläne erstellen, die sowohl den gesetzlichen Rahmenbedingungen entsprechen als auch auf individuelle Wünsche und reale Anforderungen abgestimmt sind.

Interessiert sie das Thema Workforce Management im Gesundheitwesen? Dann lesen sie auch unseren Blog zum Thema: Dienstplan im Krankenhaus – Die Bedeutung der digitalen Dienstplanung und ihre Erfolgsfaktoren!

 

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