5 Schritte zur Digitalisierung | Öffentlicher Dienst | Workforce Management Software

Fachkräftemangel besser bewältigen mit smarter Workforce-Management-Software

Der öffentliche Dienst steht unter erheblichem Druck: Der Fachkräftemangel nimmt weiter zu, während gleichzeitig die Erwartungen an digitale, effiziente und bürgernahe Leistungen wachsen. Verwaltungen, Sicherheitsbehörden, Schulen und soziale Einrichtungen sind gefordert, mit weniger Personal mehr zu leisten und dabei Servicequalität, Erreichbarkeit und Transparenz zu sichern. Dies stellt Leiterinnen und Leiter ebenso wie Mitarbeitende vor neue und teils komplexe Herausforderungen in der Personaleinsatzplanung und im täglichen Betrieb.

Der Fachkräftemangel ist längst kein Zukunftsszenario mehr. Laut dem Deutschen Beamtenbund (DBB) fehlen dem Staat aktuell über 500.000 Beschäftigte. Eine Analyse von PwC (Fachkräftemangel im öffentlichen Sektor – PwC) zeigt zudem, dass der Personalmangel nicht nur die Leistungsfähigkeit des öffentlichen Sektors einschränkt, sondern auch die Digitalisierung erheblich bremst.

Eine Workforce-Management-Software (WFM) kann den Fachkräftemangel nicht beheben, sie kann aber einen bedeutenden Beitrag leisten, vorhandene Ressourcen effizienter und zielgerichteter einzusetzen. Durch digitale Unterstützung lassen sich Planungsprozesse automatisieren, Regelwerke zuverlässig anwenden und die Entscheidungen nachvollziehbar dokumentieren. Digitalisierung wird damit zu einem wichtigen Hebel, um trotz knapper Personaldecke stabile Abläufe und verlässliche Services zu gewährleisten.

Inhalt:

↓ Warum Workforce Management ein zentraler Baustein der Digitalisierung ist
↓ 5 Schritte zur Digitalisierung der Personalplanung im öffentlichen Dienst
↓ Welche Auswirkungen hat eine Workforce-Management-Software auf den Arbeitsalltag?
↓ Welchen Mehrwert bringen Workforce-Management-Lösungen für Organisationen im öffentlichen Dienst?

Warum Workforce Management ein zentraler Baustein der Digitalisierung ist

Modernes Workforce Management schafft die organisatorischen Voraussetzungen, die nötig sind, um auch mit begrenztem Personal verlässlich zu planen und schnell auf Veränderungen zu reagieren. Digitale Lösungen bündeln relevante Daten wie Qualifikationen, Verfügbarkeiten, Urlaub, Arbeitszeiten und tarifliche Regelungen an einer zentralen Stelle. Sie unterstützen Führungskräfte bei Dienst-, Schicht- und Personaleinsatzplanung, indem sie Routineaufgaben automatisieren, komplexe Rahmenbedingungen systematisch berücksichtigen und Entscheidungsgrundlagen bereitstellen.

Wesentliche Funktionen einer WFM-Software sind:

• Digitale Dienstplanung: Berücksichtigt Qualifikationen, Verfügbarkeiten und individuelle Präferenzen. Dadurch entstehen Dienste, die fachlich passen und gleichzeitig die Belastung auf Mitarbeitende verteilen.
• Schichtplanung unter Einhaltung gesetzlicher Vorgaben: Systeme prüfen Arbeitszeitgesetze und tarifliche Regelungen automatisch und verhindern so unzulässige Überschreitungen oder fehlerhafte Abrechnungen.
• Personaleinsatzplanung auch bei kurzfristigen Änderungen: Bei Ausfällen oder gesteigertem Bedarf lassen sich Ersatz- oder Zusatzbesetzungen schnell identifizieren und einplanen.
• Zentrale Dokumentation: Alle Planungsentscheidungen, Änderungen und Genehmigungen werden nachvollziehbar gespeichert. Wichtig für Rechtssicherheit, Nachweisführung und spätere Auswertungen.

Durch diese Kombination aus Automatisierung, Transparenz und Dokumentation werden Planungsprozesse insgesamt stabiler und weniger fehleranfällig.

5 Schritte zur Digitalisierung der Personalplanung im öffentlichen Dienst

Welche Auswirkungen hat eine Workforce-Management-Software auf den Arbeitsalltag?

Eine Workforce-Management-Software (WFM) im öffentlichen Dienst verändert den Arbeitsalltag deutlich. Mit Blick auf Tarifbindung, Hierarchien und komplexe Rechtsnormen entstehen besondere Anforderungen, die in der Praxis aber erhebliche Effizienz- und Transparenzvorteile bringen können.

Im operativen Bereich sorgt WFM dafür, dass Dienstpläne unter Berücksichtigung von Öffnungszeiten, Verfügbarkeiten, Abwesenheiten und Bereitschaftsdiensten zügig erstellt werden. Da im öffentlichen Dienst oft langfristige Planungsperspektiven und Ruhezeiten für verschiedene Gruppen (z. B. Verwaltung, Polizei, Feuerwehr, Schulen) gelten, helfen Forecasting-Funktionen, Überschneidungen zu minimieren und personelle Engpässe rechtzeitig zu erkennen. Die digitale Zeiterfassung – über Stempeluhren, Apps (myplano) oder Terminals – reduziert manuelle Erfassungen und ermöglicht eine nachvollziehbare Abrechnung von Arbeitszeit, Bereitschafts- und Rufbereitschaftsdiensten.

Besonders relevant ist die Berücksichtigung von Tarifverträgen und gesetzlichen Vorgaben. Im öffentlichen Dienst gilt TVöD/TV-L bzw. beamtenrechtliche Regelungen, die Arbeitszeit, Pausen, Schicht- und Zuschlagsregelungen sowie Special-Case-Vorgaben festlegen. Die WFM- Software muss diese Regeln automatisch durchsetzen, Fehlzeiten minimieren und transparente Abrechnungen sicherstellen. Gleichzeitig erleichtert die zentrale Datenbasis die Compliance-Überwachung und Audits, die in Behörden und öffentlichen Einrichtungen oft standardisiert sind.

Hinsichtlich Stakeholder-Bezug bietet sich ein klar strukturierter Mehrwert: Mitarbeitende erhalten Selbstbedienungsfunktionen für Urlaubs- und Schichtanträge, Einsicht in Pläne und Kalender, während Führungskräfte mit übersichtlichen Dashboards Planungen, Abweichungen und Personalbedarf im Blick behalten. Die Personalabteilung bzw. das Payroll-Team profitiert von konsistenten Stammdaten und automatisierten Abrechnungsprozessen gemäß TVöD/TV-L, allerdings steigt der Bedarf an sicherer Datenintegration, Datenschutz und entsprechender Dokumentation.

Herausforderungen speziell im Öffentlichen Dienst liegen in langen Freigabeprozessen, Gremienbeteiligungen und Personalvertretungen. Veränderungen in den Arbeitsprozessen erfordern oft umfangreiche Change-Management-Maßnahmen, Transparenz gegenüber Beamten, Tarifbeschäftigten und Führungskräften sowie Schulungen zur neuen Software. Zudem dominieren oft Altsysteme (SAP/HRIS, kommunale Verwaltungssoftwares) und Schnittstellenlastigkeit, weshalb Integrationen sorgfältig geplant werden müssen, um reibungslose Datenflüsse zu gewährleisten.

Typische Funktionen, die den Arbeitsalltag im öffentlichen Dienst beeinflussen, sind Zeiterfassung, Schichtplanung inklusive Bereitschafts- und Rufbereitschaft, Abwesenheits- und Urlaubsmanagement, Berücksichtigung von Gleitzeitmodellen, Zuschlägen und Schichtkalkulation, Self-Service-Portale, mobile Apps sowie Integrationen mit Payroll-/HRIS-Systemen. Sicherheits- und Datenschutzanforderungen (z. B. Zugriffskontrollen, Protokollierung, Audit-Trails) stehen dabei besonders im Fokus.

Für einen erfolgreichen Einsatz empfiehlt sich daher: klare Ziele in Bezug auf Kosteneffizienz und Personaleinsatz, frühzeitige Einbindung von Personalvertretungen und Führungskräften, schrittweise Implementierung inklusive Schulungen, Sicherstellung der Datenqualität (Stammdaten, Verfügbarkeiten, Arbeitszeitregeln) sowie robuste Integrationen in bestehende IT-Landschaften. Zudem sollten regelmäßig Kennzahlen wie Planabweichungen, Auslastung und Abwesenheitsquote überprüft werden, um rechtzeitig Optimierungen vorzunehmen.

plano – Workforce Management für den öffentlichen Dienst

Die plano WFM-Software wurde speziell für die Anforderungen und rechtlichen Rahmenbedingungen des öffentlichen Dienstes entwickelt. Sie adressiert zentrale Aufgaben wie digitale Dienstplanung, Schichtplanung und Personaleinsatzplanung und ist so konzipiert, dass sie gesetzliche Vorgaben und tarifliche Regelungen abbildet. Dabei erhebt plano nicht den Anspruch, strukturelle Personalengpässe allein zu beheben. Vielmehr unterstützt die Lösung dabei, vorhandene Ressourcen optimal zu nutzen, Planungsprozesse zu stabilisieren und die Organisation insgesamt widerstandsfähiger zu machen.

Welchen Mehrwert bringen Workforce-Management-Lösungen für Organisationen im öffentlichen Dienst?

Die Einführung einer geeigneten WFM-Lösung bietet mehrere konkrete Vorteile:

• Entlastung der Planung: Durch Automatisierung reduziert sich der manuelle Abstimmungsaufwand deutlich.
• Rechtssicherheit: Automatische Berücksichtigung gesetzlicher und tariflicher Vorgaben minimiert Fehler und Risiko.
• Transparenz: Einheitliche und nachvollziehbare Planung erhöht Akzeptanz und Nachvollziehbarkeit bei Mitarbeitenden und Führungskräften.
• Flexibilität: Strukturierte Reaktionen auf kurzfristige Änderungen werden möglich, ohne chaotische improvisierte Lösungen.
• Stabilität: Auch bei knappen Personalressourcen bleiben Abläufe verlässlich und planbar.

Sie möchten mehr über Workforce Management mit plano erfahren?

Weitere Informationen zu unserer Workforce Management-Software und den
Einsatzgebieten erhalten Sie hier:

→ Workforce Management von plano