Ausgangssituation

Die Personal- und Zeitwirtschaft der ebl-naturkost GmbH & Co. KG basierte bis 2022 auf einer Lösung, die dem Unternehmen nicht die notwendige Zukunftssicherheit bieten konnte. Im Arbeitsalltag wurde zunehmend deutlich, dass eine moderne und leistungsstarke Lösung benötigt wurde, um den wachsenden Anforderungen in Planung und Controlling gerecht zu werden und um gleichzeitig stärker auf die Wünsche und Bedürfnisse der Mitarbeitenden eingehen zu können. Zahlreiche Funktionen ließen sich nicht im Standard abbilden, individuelle Anpassungen waren kostenintensiv. Langfristig wurde mit Hilfe eines moderierten Auswahlverfahrens nach einer zukunftsfähigen, mitarbeiter- und bedarfsorientierten Lösung gesucht, die Planungsbereiche der Märkte sowie die Logistik und den Fuhrpark, aber auch die Verwaltung nahtlos integriert, Prozesse optimiert und sich intuitiv bedienen lässt. Nach einer Vorauswahl von drei potentiellen Anbietern konnte plano sich mit Machbarkeitsstudien und einem Deep Dive Workshop die ebl-naturkost GmbH & Co. KG von seiner Workforce Management Lösung überzeugen.

Lösung

Mit einem Proof of Concept (POC) wurde plano in Sachen Praxistauglichkeit, Funktionsumfang und Anpassung an die individuellen Anforderungen des Handelsunternehmens mit Erfolg auf Herz und Nieren geprüft. Schließlich implementierte die ebl-naturkost GmbH & Co. KG plano WFM in drei Wellen zwischen Februar und April 2023 in seinen über 30 Biomarkt-Filialen. Im dritten Quartal 2023 folgten Verwaltung und Logistik. Dabei wurden nicht nur Planungsregeln, Abwesenheitsverwaltung, Rechte- und Rollenkonzept sowie umfassendes Reporting & Controlling eingeführt, sondern auch die Zeitwirtschaft vollständig abgebildet – von der Zuschlagsberechnung über die Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung bis hin zu automatisierten Schnittstellendateien für die Abrechnung. Ergänzend wurde die plano Zeiterfassung in der Verwaltung über ESS und in Logistik, Fuhrpark und Gastronomie über Datafox-Terminals angebunden. Schulungen von Key Usern ermöglichten eine weitgehend eigenständige Systembetreuung.

Mehrwert

Mit dem Einsatz von plano WFM konnte die ebl-naturkost GmbH & Co. KG Planungs- und Abrechnungsprozesse deutlich vereinfachen, mehr Transparenz schaffen und Fehlerquellen minimieren. Davon profitieren die Teams heute in mehrfacher Hinsicht: Automatisierte Abrechnungsdaten sparen wertvolle Zeit, während einheitliche Datenstrukturen einen reibungslosen Informationsfluss sicherstellen. Hinzu kommen Self-Service-Funktionen für die Mitarbeitenden und detaillierte Auswertungen für die Unternehmensführung, die fundierte strategische Entscheidungen ermöglichen. Mit der geplanten Einführung des Abwesenheitsmanagements über myplano wird dieser Nutzen künftig noch weiter für die Mitarbeitenden ausgebaut und spart gleichzeitig Planungsaufwand – ein Gewinn für alle Beteiligten.