Dienstplan im Krankenhaus | 9 Vorteile | Erfolgsfaktoren

Die Organisation eines Krankenhauses erfordert die Koordination einer Vielzahl von Tätigkeiten und Verantwortlichkeiten, wobei die Dienstplanung eine zentrale Rolle einnimmt. Eine sorgfältig durchdachte Dienstplanung ist von hoher Bedeutung, um eine optimale Patientenversorgung sicherzustellen, die Mitarbeiterzufriedenheit zu fördern und gleichzeitig die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zu gewährleisten.

Angesichts des anhaltenden Fachkräftemangels wird die Bedeutung einer effizienten Dienstplanung noch deutlicher. Der Mangel an qualifiziertem Personal führt zu höheren Arbeitsbelastungen und erhöhtem Stress für die vorhandenen Fachkräfte. Eine optimale Dienstplanung hilft dabei, Überlastungen zu vermeiden, indem Dienste gerecht verteilt und personelle Engpässe frühzeitig erkannt werden. Dies trägt nicht nur zur Entlastung der Mitarbeiter bei, sondern verbessert auch die Arbeitsbedingungen und die Zufriedenheit im Team.

Innovative Dienstplan-Software unterstützt bei der Dienstplanung im Krankenhaus und hilft, diese komplexe Aufgabe effizient zu bewältigen. Durch den Einsatz digitaler Lösungen können Personalressourcen optimal genutzt, Dienstzeiten fair verteilt und kurzfristige Ausfälle flexibel kompensiert werden. In diesem Blogbeitrag erläutern wir, wie eine digitale Lösung die Planung im Krankenhaus optimieren kann und warum sie unverzichtbar für die moderne Gesundheitsversorgung ist.

Inhalt

↓ Der Dienstplan im Krankenhaus – Definition und relevante Einflussfaktoren bei dessen Erstellung
↓ Warum der Krankenhaus-Dienstplan ein digitales Update benötigt!
↓ Erläuterung der 9 zentralen Vorteile eines digitalen Dienstplans im Krankenhaus
↓ Eine Workforce Managment-Software als digitale Lösung für einen optimalen, flexiblen und zukunftssicheren Dienstplan im Krankenhaus

 

 

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Der Dienstplan im Krankenhaus – Definition und relevante Einflussfaktoren bei dessen Erstellung

Der Dienstplan im Krankenhaus regelt, welche Mitarbeiter zu welcher Zeit auf den Stationen oder in den verschiedenen Abteilungen tätig sind. Dieser Plan betrifft nicht nur die Ärzte, sondern auch Pflegekräfte, Therapeuten, technische Mitarbeiter und Verwaltungsangestellte.

Trotz der enormen Bedeutung eines gut funktionierenden Dienstplans stehen viele Krankenhäuser vor Herausforderungen, da sie zahlreiche Faktoren berücksichtigen müssen, um eine reibungslose und kontinuierliche Patientenversorgung sicherzustellen. Insbesondere folgende Punkte führen häufig zu Problemen:

• Hohe Komplexität: Die Vielzahl an Faktoren, die in die Planung einfließen müssen, macht die Erstellung eines Dienstplans ohne geeignete Tools schwierig. Besonders bei großen Krankenhäusern mit vielen Abteilungen und unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen wird die Planung schnell unübersichtlich.
• Schichtarbeit und Überlastung: Krankenhäuser arbeiten rund um die Uhr, was bedeutet, dass verschiedene Schichten organisiert werden müssen. Schichtarbeit jedoch kann die Mitarbeiter belasten, wenn die Verteilung der Arbeitsstunden nicht optimiert ist. Zu viele Nachtschichten oder unregelmäßige Arbeitszeiten führen schnell zu Überlastung und Unzufriedenheit.
• Unvorhersehbare Änderungen: Krankheitsfälle, Notfälle oder kurzfristige Urlaubsanfragen erfordern schnelle Anpassungen des Dienstplans, besonders in Notaufnahmen oder auf Intensivstationen. Auch Urlaubs-, Krankheits- und Weiterbildungstage sowie Kündigungen der Mitarbeitenden müssen eingeplant werden, um Personalengpässe zu vermeiden. Das manuelle Ändern und Kommunizieren dieser Anpassungen ist jedoch zeitaufwendig und fehleranfällig.
• Gesetzliche & tarifliche Vorgaben: Arbeitszeitgesetze, Tarifvereinbarungen, Pausenregelungen und gesetzliche Vorschriften müssen in die Dienstplanung integriert werden, um Compliance sicherzustellen.
• Erhöhtes Patientenaufkommen: Bei saisonalen Anstiegen oder unvorhergesehenen Ereignissen muss die Dienstplanung flexibel angepasst werden, um ausreichendes Personal bereitzustellen.
• Fehleranfälligkeit bei manueller Planung: Wenn Dienstpläne oder kurzfristige Anpassungen manuell erstellt bzw. vorgenommen werden, können schnell Fehler auftreten, die zu Missverständnissen, nicht eingehaltenen Arbeitszeiten und letztlich zu Unzufriedenheit führen können. Derartige Probleme kosten Zeit und können die Effizienz der gesamten Einrichtung beeinträchtigen.

Lesen Sie zu rechtlichen Aspekten auch unsere folgenden Blogbeiträge:

• „PpUGV mit Workforce Management umsetzen“: https://plano-wfm.com/de-de/pflegepersonaluntergrenzen-fur-krankenhausern/
• „PPBV (PPR 2.0) im Gesundheitswesen – Effizienz und Transparenz durch digitale WFM Software“: https://plano-wfm.com/de-de/ppbv-im-gesundheitswesen-wfm-software/

 

 

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Warum der Krankenhaus-Dienstplan ein digitales Update benötigt!

Die Dienstplanung im Krankenhaus ist ein entscheidender Prozess, der sowohl die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter als auch die Qualität der Patientenversorgung beeinflusst. Während die traditionelle, analoge Dienstplanung seit vielen Jahren gängig ist, setzen immer mehr Krankenhäuser auf digitale Lösungen, um diesen Prozess zu optimieren. Die nachfolgende Gegenüberstellung verdeutlicht die Unterschiede beider Planungsmethoden.

Gegenüberstellung analoger vs. digitaler Dienstplanung

Manuelle Erstellung (Papier/Excel), Änderungen erfordern manuelle Eingriffe	Planung & Aktualisierung	Automatisierte Erstellung und Echtzeit-Updates; Änderungen erfolgen sofort ohne manuelle Eingriffe
Nur vor Ort oder auf einem zentralen Computer zugänglich, manuelle Benachrichtigungen	Datenzugriff & Kommunikation	Jederzeit per Web/App zugänglich, sofortige Mitteilung über Änderungen, transparent
Hohe Fehlerquote durch manuelle Eingaben, keine automatische Gesetzeskontrolle	Fehleranfälligkeit & Arbeitszeitgesetz-Konformität	Geringe Fehlerquote durch automatische Berechnungen und Prüfung der Arbeitszeitgesetze, erhöhte rechtliche Sicherheit
Unübersichtlich bei Wachstum, manuelle Erfassung von Abwesenheiten, unflexibel bei spontanen Abwesenheiten	Skalierbarkeit & Erfassung von Abwesenheiten	Wächst mit dem Krankenhaus; erfasst automatisch Abwesenheitsmeldungen, flexibel bei spontanen Abwesenheiten
Hohe laufende Kosten und Papierarchivierung mit hohem Verlustrisiko	Kosten & Datensicherheit	Einmalige Investition, sichere Archivierung, geringe laufende Kosten, hohe Datensicherheit

 

Einen Schritt voraus: Wie die digitale Dienstplanung der manuellen Planung den Rang abläuft.

Die digitale Dienstplanung setzt sich zunehmend als Schlüsseltechnologie für die effiziente Organisation in modernen Krankenhäusern durch. In einem Umfeld, das durch hohen Zeitdruck, anspruchsvolles Ressourcenmanagement und strikte gesetzliche Anforderungen geprägt ist, ermöglicht sie eine präzise und fehlerfreie Verwaltung von Schichtplänen. Während die manuelle Dienstplanung mit ihren vielen Fehlerquellen und dem erheblichen organisatorischen Aufwand an ihre Grenzen stößt, bieten automatisierte Systeme eine deutlich genauere und flexiblere Lösung. Diese Systeme unterstützen nicht nur bei der Fehlerreduktion, sondern tragen auch erheblich zur Optimierung von Arbeitsabläufen bei, steigern die Mitarbeiterzufriedenheit und verbessern die Qualität der Patientenversorgung.

 

 

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Erläuterung der 9 zentralen Vorteile eines digitalen Dienstplans im Krankenhaus

Automatisierte Prüfungen und Validierungen gewährleisten, dass alle Arbeitszeiten den gesetzlichen Vorschriften sowie den Tarifbestimmungen entsprechen, während fehlerfreie Berechnungen von Arbeitsstunden und Überstunden potenzielle Rechenfehler vermeiden. Echtzeit-Updates bieten die Möglichkeit, Krankmeldungen oder kurzfristige Urlaubsanfragen sofort zu integrieren, sodass der Dienstplan umgehend angepasst werden kann. Zusätzlich verhindern automatische Benachrichtigungen und Warnungen, dass Schichten doppelt oder unbesetzt bleiben und stellen sicher, dass alle Arbeitszeitvorgaben eingehalten werden. Ein digitaler Dienstplan verbessert die Übersicht und Transparenz, sodass etwaige Fehler schnell identifiziert werden können.

Die zentrale Datenverwaltung garantiert eine konsistente und einheitliche Planung, wobei die genaue Analyse des Personalbedarfs und der Mitarbeiterverfügbarkeit die Ressourcenplanung optimiert. Auch die Berücksichtigung von Mitarbeiterwünschen, wie bevorzugte Wunschdienste, ist problemlos möglich, was die Mitarbeiterbindung stärkt und zur Zufriedenheit beiträgt. Darüber hinaus ermöglicht die Auswertung historischer Daten eine fortlaufende Verbesserung der Planung.

Ein wesentlicher Bestandteil moderner Dienstplanung im Krankenhaus ist die integrierte Zeitwirtschaft. Sie kombiniert die Erfassung von Arbeitszeiten und Abwesenheiten nahtlos mit der Planung und Organisation von Diensten. Dies ermöglicht nicht nur eine präzise Planung unter Einhaltung gesetzlicher und tariflicher Vorgaben, sondern reduziert auch den administrativen Aufwand erheblich. Arbeitszeiten werden in Echtzeit erfasst und automatisch mit der Dienstplanung abgeglichen, sodass Abweichungen oder Verstöße gegen Arbeitszeitregelungen frühzeitig erkannt werden.

Darüber hinaus ermöglicht die integrierte Zeitwirtschaft eine unmittelbare Anbindung an Systeme zur Lohnabrechnung und zum HR-Management. Dies sorgt für einen automatisierten Datenfluss ohne manuelle Übertragungsfehler und garantiert die korrekte Berechnung von Überstunden und Zuschlägen. Durch die Kombination aller relevanten Zeitdaten in einem System entsteht eine hohe Transparenz für alle Beteiligten, was die Mitarbeiterzufriedenheit fördert und die Planungsverantwortlichen entlastet.
 

 

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Eine Workforce Management-Software als digitale Lösung für einen optimalen, flexiblen und zukunftssicheren Dienstplan im Krankenhaus

Der Dienstplan im Krankenhaus stellt eine komplexe Herausforderung dar. Steigende Anforderungen im Gesundheitswesen, gesetzliche Vorgaben und die Notwendigkeit, die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen, verlangen nach einer modernen und effizienten Lösung. Die plano solutions gmbh bietet mit seiner innovativen Dienstplan-Software eine digitale Lösung, die die Dienstplanerstellung automatisiert und optimiert. Dadurch werden nicht nur Ressourcen geschont, sondern auch die Planungsprozesse erheblich verbessert.

Die digitale Dienstplanung mit plano zeichnet sich durch eine vollständig automatisierte Erstellung der Dienstpläne aus. Mithilfe intelligenter Algorithmen und leistungsstarker Regelwerke berücksichtigt die Software alle relevanten gesetzlichen Vorgaben, betriebliche Anforderungen und individuelle Mitarbeiterwünsche. Dies sorgt für eine zuverlässige und gesetzeskonforme Planung, die den manuellen Aufwand deutlich reduziert und die Fehlerquote minimiert.

Ein entscheidender Vorteil der plano Dienstplan-Software ist die Echtzeit-Anpassung. Unvorhergesehene Ereignisse wie Krankmeldungen, Diensttauschanfragen oder Personalausfälle können dynamisch berücksichtigt werden. Die Dienstpläne werden sofort aktualisiert, wodurch eine schnelle Reaktionsfähigkeit und maximale Betriebssicherheit gewährleistet werden – gerade im Krankenhaus und bei Notfällen entscheidend.

plano WFM schafft hohe Flexibilität für die Dienstplanung im Krankenhaus. Über eine intuitive Weboberfläche und der myplano Dienstplan-App haben sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf aktuelle Dienstpläne. Dies fördert die Transparenz und verbessert die interne Kommunikation. Änderungen im Dienstplan werden in Echtzeit übermittelt, sodass die Mitarbeiter sofort informiert sind.

Darüber hinaus können die Mitarbeitenden ihre Verfügbarkeiten, Präferenzen und Diensttausche direkt über die Plattform eintragen und verwalten. Dies trägt zur Mitarbeiterzufriedenheit bei und erhöht die Akzeptanz der Dienstpläne, da individuelle Wünsche berücksichtigt werden. Die Möglichkeit zur direkten Mitgestaltung stärkt die Mitarbeiterbindung und reduziert die Fluktuation.

Mit dem innovativen Pooling-Management bietet die plano WFM-Software eine flexible Verwaltung von Personalressourcen. Besonders in Krankenhäusern mit mehreren Abteilungen und großen Teams sorgt die Pooling-Funktion für eine optimale Personalverteilung. Die Software ermöglicht es, Personal je nach Bedarf auf verschiedene Stationen zu verteilen. Dadurch werden Personalengpässe vermieden und die Einsatzbereitschaft bleibt gewährleistet. Ausführliche Informationen zum plano Pooling finden Sie in unserem Blogbeitrag.

Die kontinuierliche plano Dienstplanoptimierung stellt sicher, dass die Planung laufend überprüft und aktualisiert wird. Durch datenbasierte Bedarfsprognosen und die Analyse von Schichtbesetzungen werden Überstunden minimiert und Leerlaufzeiten vermieden. Dies führt zu einer effizienteren Nutzung der personellen Ressourcen und senkt die Betriebskosten langfristig.

 

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Fazit: Digitale Dienstplanung mit plano als Erfolgsfaktor

Die digitale Dienstplanerstellung im Krankenhaus bietet mit plano WFM eine moderne und leistungsstarke Lösung zur Optimierung der Personaleinsatzplanung. Durch die Kombination aus automatisierter Dienstplanerstellung, Pooling-Management, Echtzeit-Anpassungen und hoher Flexibilität erfüllt die Software die Anforderungen des Gesundheitswesens optimal. Krankenhäuser profitieren von einer signifikanten Steigerung der Planungseffizienz, einer verbesserten Mitarbeiterzufriedenheit und einer langfristigen Kostenreduktion. Mit den plano-Modulen lassen sich Dienstpläne transparent, flexibel und effizient gestalten – eine unverzichtbare Voraussetzung für den erfolgreichen Klinikbetrieb im digitalen Zeitalter.

 

Sie möchten mehr über Workforce Management mit plano erfahren?

Weitere Informationen zu unserer Workforce Management-Software im Gesundheitssektor erhalten Sie hier:

→ Personaleinsatzplanung im Gesundheitswesen von plano