Kapazitätsplanung Mitarbeiter - Definition, Beispiele & Software
Das Human Resource Management ist ein überaus komplexes Aufgabenfeld innerhalb eines Unternehmens. Verschiedene Teildisziplinen müssen hier gleichermaßen beachtet werden. Die Kapazitätsplanung (Kapa-Planung) gehört ebenfalls zu den wesentlichen Aspekten des Personalmanagements. Sie stellt sicher, dass ein Unternehmen jederzeit über ausreichende Ressourcen verfügt, um die aktuellen und zukünftigen betrieblichen Anforderungen zu erfüllen und spielt in verschiedenen Bereichen wie der Produktion oder der Dienstleistungsbranchen eine wichtige Rolle.
Inhalt
↓ Definition Kapazitätsplanung
↓ Die verschiedenen Arten der Kapazitätsplanung
↓ Das macht den Erfolg einer Kapazitätsplanung aus
↓ Die Vorteile einer Kapazitätsplanung
↓ Das sind die Herausforderungen der Kapazitätsplanung
↓ Wesentliche Aspekte der Kapazitätsplanung
↓ Tipps für die Kapazitätsplanung
↓ Wie unterscheiden sich die Kapazitätsplanung und die Ressourcenplanung?
↓ Was unterscheidet die Kapazitätsplanung vom Kapazitätsmanagement?
↓ Worin bestehen die Nachteile eines Kapazitätsplans?
↓ Wie können Tools die Kapazitätsplanung erleichtern?
Definition Kapazitätsplanung
Die Kapazitätsplanung widmet sich den Ressourcen der Mitarbeiter und somit den vorhandenen Kenntnissen und Kapazitäten sowie der verfügbaren Arbeitszeit. Diese Aspekte beschreiben die personellen Kapazitäten des Unternehmens, die mit dem Personalbedarf abgestimmt werden, um einen bestmöglichen Personaleinsatz zu erreichen. Auf diese Art und Weise können Leerläufe vermieden werden. Die Kapazitätsplanung ist somit ein strategischer Ansatz, der dem Personaleinsatz dient und einen wesentlichen Beitrag zur Ausschöpfung des betrieblichen Potenzials leistet.
Die verschiedenen Arten der Kapazitätsplanung
Innerhalb der Kapazitätsplanung existieren verschiedene Herangehensweisen. Die strategische Kapa-Planung wird auch als langfristige Kapazitätsplanung bezeichnet. Die operative Kapa-Planung ist als kurzfristige Kapa-Planung bekannt. Grundsätzlich schließen sich die verschiedenen Arten nicht gegenseitig aus, sondern sollten parallel durchgeführt werden. Erst durch die Kombination ergibt sich ein ganzheitliches Bild, das für ein erfolgreiches Human Resource Management so wichtig ist.
Das macht den Erfolg einer Kapazitätsplanung aus
Der Erfolg der Kapazitätsplanung steht und fällt mit der richtigen Herangehensweise. Aktualität ist hier immens wichtig, aber nicht alles. Umfangreiche Angaben zu den Bedarfen sind ebenso erforderlich wie präzise Übersichten über die Kapazitäten. Transparenz im Bereich der Daten ist ebenfalls von großer Wichtigkeit, damit die strategische Kapa-Planung langfristig funktionieren kann.
Die Vorteile einer Kapazitätsplanung
Dass die Kapazitätsplanung mit einem gewissen Aufwand verbunden ist, lässt sich nicht leugnen und ist vor allem ihrer Komplexität geschuldet. Die Vorteile sprechen jedoch für sich und lassen sich folgendermaßen zusammenfassen:
- Überblick über den Personalbedarf
- Überblick über die zur Verfügung stehenden Kapazitäten
- Solide Basis für eine bedarfsorientierte Planung
- Optimierung der Urlaubsplanung
- Analyse von Abwesenheiten und Krankheitszeiten
Das sind die Herausforderungen der Kapazitätsplanung
Die Kapa-Planung kann auf unterschiedliche Art und Weise punkten, sodass ihre Integration in das Personalmanagement naheliegt. Zugleich dürfen die damit einhergehenden Herausforderungen nicht unterschätzt werden. Da das Unternehmen nicht ruht und in der Regel kontinuierlich gearbeitet wird kann es schwierig sein, die Kapazitäten zu messen. Weiterhin müssen die allgemeinen Projektrisiken beachtet werden. Es kann immer dazu kommen, dass der vorherige Plan nicht eingehalten werden kann.
Eine gute Auftragslage ist natürlich erfreulich, trotzdem sollten Unternehmen immer die Kapazitäten im Auge behalten. So kann es auch Teil der Kapazitätsplanung sein, zu erkennen, dass die Ressourcen nicht ausreichen. Folglich müssen Aufträge abgelehnt oder Projekte verschoben werden.
Wesentliche Aspekte der Kapazitätsplanung
Dass es in der Kapazitätsplanung vor allem um die Planung mit den personellen Kapazitäten geht, liegt auf der Hand. Aber auch weitere Aspekte wie der Kapazitätsbedarfs und die Ressourcenkapazität der Mitarbeiter sind entscheidend. Die Differenz zwischen Kapazitätsbedarf und Ressourcenkapazitäten schafft die Basis für verschiedene Maßnahmen im Personalwesen. So kann z.B. bei zu wenig Kapazität die Einstellung von Fachkräften oder auch die Optimierung der Personaleinsatzplanung nötig sein.
5 Tipps für die Kapazitätsplanung
Dass die Kapazitätsplanung anspruchsvoll sein kann, zeigt sich immer wieder. Personalverantwortliche sollten aber trotzdem nicht darauf verzichten, das Potenzial der Kapa-Planung zu nutzen. Mithilfe der folgenden Tipps lässt sich dies realisieren:
- Achten Sie bei der Kapazitätsplanung stets auf Aktualität
- Erstellen Sie einen Projektstrukturplan, um ein Projekt übersichtlicher planen zu können
- Planen Sie die Kapazitäten langfristig, ohne sich eine gewisse Flexibilität zu erhalten
- Greifen Sie auf eine professionelle Software für die Kapa-Planung zurück
- Integrieren Sie die Kapazitätsplanung in das betriebliche Workforce Management System
Wie unterscheiden sich die Kapazitätsplanung und die Ressourcenplanung?
In Zusammenhang mit der Kapazitätsplanung ist immer auch von den Ressourcen die Rede, weshalb der Eindruck entstehen kann, die Bezeichnung Ressourcenplanung ist ein Synonym für die Kapazitätsplanung. Dem ist aber nicht so. Die Kapa-Planung konzentriert sich auf die Ressourcen der Mitarbeiter. Die Ressourcenplanung weist dahingegen einzelnen Projekten die Ressourcen zu, die sie benötigen. Dabei geht es nicht nur um das Personal, sondern unter anderem auch um die technische Infrastruktur und das Budget.
Was unterscheidet die Kapazitätsplanung vom Kapazitätsmanagement?
Auch die Kapazitätsplanung und das Kapazitätsmanagement werden häufig verwechselt. Letzteres ist aber von der Kapa-Planung abzugrenzen und eine eigenständiges Konzept, dass alle verfügbaren Ressourcen ganzheitlich betrachtet, überwacht und koordiniert. Die Kapa-Planung macht nur einen Teilbereich dessen aus, sodass das Kapazitätsmanagement als übergeordneter Prozess zu verstehen ist.
Worin bestehen die Nachteile eines Kapazitätsplans?
Viele Unternehmen setzen auf eine versierte Kapazitätsplanung, um den Personaleinsatz und die sonstigen Ressourcen bestmöglich im Blick zu behalten. Dass die Erstellung eines Kapazitätsplans zunächst Ressourcen bindet, sollte allerdings nicht außer Acht gelassen werden. Zudem werden die Ressourcen und Aufgaben in den Mittelpunkt gerückt, wodurch der Arbeitsfluss und die konkreten Ergebnisse aus dem Fokus geraten können. Ein weiterer Nachteil besteht darin, dass ein Kapazitätsplan schnell veraltet und somit unbrauchbar wird. Regelmäßige Aktualisierungen sind ein absolutes Muss, aber auch mit kontinuierlichem Aufwand verbunden.
Wie können Tools die Kapazitätsplanung erleichtern?
Grundsätzlich kann ein Kapazitätsplan für ein Unternehmen sehr von Nutzen sein, es aber auch belasten und verschiedene Abläufe zunächst ausbremsen. Unternehmen sollten aber dennoch nicht auf dieses Instrument verzichten. Stattdessen bietet sich der Einsatz moderner Tools an, die die Kapazitätsplanung erleichtern. Grundsätzlich kann hier für einige Unternehmen mit geringen Anforderungen Excel zum Einsatz kommen und für eine übersichtliche Darstellung der Kapazitäten sorgen. Der Markt hält allerdings auch professionelle Software für die Kapa-Planung bereit. Die speziellen IT-Systeme bieten weitaus mehr als einfache Übersichten. Sie überwachen Last und Leistung und liefern zudem stets aktuelle Analysen. Vergangene und aktuelle Engpässe werden übersichtlich aufbereitet und Prognosen für künftige Entwicklungen abgegeben.
Zusammenfassung
Unternehmen sollten immer die optimale Auslastung ihrer Kapazitäten im Auge behalten, denn ein Leerlauf bedeutet immer auch einen erheblichen Verlust und sollte daher unbedingt vermieden werden. Eine umfassende Kapazitätsplanung ist daher für viele Unternehmen unbedingt empfehlenswert. Sie ist ein kontinuierlicher Prozess mit dem Ziel, die Ressourcen eines Unternehmens effizient zu nutzen, um den aktuellen und zukünftigen Bedarf zu decken. Sie sorgt dafür, Engpässe zu vermeiden, die Kundenzufriedenheit zu gewährleisten und die Effizienz des Unternehmens zu steigern.
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